Quel est le délai pour régulariser les charges locatives ?

Accueil » Guides » Quel est le délai pour régulariser les charges locatives ?

Mise à jour le 20/08/2023

Régulariser les charges locatives signifie que l’on compare le montant réel des charges récupérables au montant versé par le locataire au titre des charges provisionnelles. Si le montant réel des charges est supérieur au montant des provisions versées, le locataire doit payer le surplus au bailleur. À l’inverse, si le locataire a versé trop de provisions, le bailleur doit lui rembourser le trop-perçu. Dans le même temps, le montant des charges provisionnelles versées par le locataire en même temps que son loyer est réajusté. Dans le cas d’un loyer payé mensuellement, il suffit de prendre le montant réel des charges et de le diviser par 12 afin de calculer le nouveau montant de la provision pour charges.

Comment régulariser les charges en location vide ?

Dans le cadre d’un bail d’habitation en location vide, la facturation des charges pour leur montant réel est obligatoire, à l’exception des locations à des colocataires où il est possible de convenir d’un forfait de charges (versement d’une somme pour les charges qui ne donne pas lieu à une régularisation).

Le bailleur devra une fois par an régulariser les charges en indiquant au locataire le montant réel des charges qui lui incombent et procéder à l’opération adéquate : facturation du supplément ou remboursement du trop versé. Le bailleur doit envoyer un décompte détaillé de la régularisation des charges indiquant le montant des charges par type de charge. Cet envoi doit se faire au moins un mois avant la date de la régularisation.

Le bailleur doit tenir à disposition du locataire tous les justificatifs de charges pendant un délai de six mois après l’envoi de la demande de régularisation. S’il est tenu de laisser le locataire venir consulter les justificatifs, il n’est en revanche pas tenu de lui envoyer une copie des différentes factures.

Il peut arriver pour diverses raisons qu’il se soit passé plus d’un an sans régularisation de charges. Dans ce cas, si la régularisation intervient trop tardivement (au-delà de la fin de l’année civile suivant la date de leur exigibilité, le locataire pourra demander l’étalement du paiement du complément éventuel (sur 12 mois maximum).

Au-delà de 3 ans, il n’est plus possible de procéder à la régularisation des charges. Toute action est prescrite que ce soit de la part du propriétaire ou de la part du locataire.

Comment régulariser les charges en location meublée ?

Alors qu’en location non meublée la provision sur charges avec régularisation annuelle est la règle, en location meublée c’est une option. En location meublée le propriétaire est libre d’opter pour le forfait de charges (sans régularisation, mais en général indexé sur l’IRL comme le loyer principal) ou d’opter pour des charges provisionnelles avec une régularisation annuelle.

Si le bailleur en meublé opte pour cette dernière solution, les démarches sont les mêmes qu’en location vide.

À noter que le forfait de charge doit être en adéquation avec la réalité des charges supportées pour le logement loué.

Comment régulariser les charges au départ du locataire ?

La régularisation des charges récupérables a lieu normalement une fois par an. Une régularisation des charges doit être faite également au départ du locataire.

Il arrive cependant que le bailleur ne soit pas en mesure de calculer la régularisation de charges au moment du départ du locataire. C’est le cas par exemple lorsque le logement se situe au sein d’une copropriété. Dans ce cas, la plupart des charges réelles ne seront connues qu’à réception de l’arrêté des comptes annuels de la copropriété. Selon le moment où le locataire part, il peut ainsi se passer plusieurs mois avant que le bailleur ait toutes les informations nécessaires à l’établissement du décompte final des charges locatives. Aussi, dans cette situation le bailleur peut procéder à une retenue égale au maximum à 20% du montant du dépôt de garantie jusqu’à ce que tous les éléments de la régularisation de charges soient connus. À ce moment-là, il devra adresser le solde du dépôt de garantie accompagné du détail de la régularisation des charges.

Besoin d’une assistance juridique en ligne ?
Avec le compte Jelouebien Premium, bénéficiez d’une assistance juridique par chat, mail ou par téléphone
À partir de 19,90 €

Comment calculer la régularisation des charges ?

Pour calculer le montant de la régularisation des charges locatives récupérables, le bailleur doit tout simplement comparer le montant réel des charges au montant provisionné chaque mois par le locataire avec le versement de son loyer.

Le calcul à faire est le suivant :

Charges locatives réelles – Total des provisions sur charges versées par le locataire

Si le résultat est positif, cela veut dire que le locataire n’a pas assez versé. Le bailleur lui adresse alors un courrier lui demandant de payer le complément de charges manquant.

Si le résultat est négatif, cela veut dire que le locataire a trop payé de provisions sur charges. Dans ce cas, le bailleur doit rembourser au locataire la différence correspondant au trop-perçu.

Réajustement du montant de la provision sur charge : lors de la régularisation des charges, le bailleur doit également ajuster le montant provisionnel des charges. Pour cela, il prend le montant des charges réelles divisé par douze (pour un loyer mensuel). Le résultat obtenu sera le nouveau montant des charges provisionnelles que le locataire devra régler en même temps que son loyer.

Avec la gestion locative en ligne, régulariser les charges est une formalité

Testez gratuitement pendant 30 jours

Liste des charges locatives récupérables

La liste des charges récupérables auprès du locataire est strictement encadrée. Voici les charges que le bailleur peut récupérer :

Ascenseurs et monte-charge (électricité, coût d’exploitation, menues réparations)
Chauffage collectif (consommation du locataire)
Eau froide et eau chaude (consommation et fourniture de l’énergie de chauffage)
Fonctionnement et besoins des parties communes (électricité, propreté, vide-ordures)
Espaces extérieurs (entretien et exploitation)
Taxes et redevances (taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, assainissement).

Sous conditions, une partie des salaires des employés d’immeuble et concierges est également récupérable.

Pour les logements sociaux, un accord collectif peut compléter la liste des charges récupérables.

Que faire en cas de litige ?

En cas de litige entre le bailleur et locataire concernant les charges locatives récupérables, ils peuvent saisir la commission départementale de conciliation.

La demande doit être faite par courrier recommandé avec accusé de réception à la commission du logement loué. La saisie de la commission départementale de conciliation est gratuite.

Dans le cas d’un litige sur les charges le recours à la conciliation est conseillé mais pas obligatoire, chacune des parties peut directement saisir un juge du tribunal dont dépend le logement loué.

Ce qu’il faut retenir

Le bailleur doit régulariser les charges 1 fois par an (sauf forfait de charges).
Il doit envoyer un état détaillé des éléments de calcul de la régularisation.
Il doit tenir à disposition du locataire pendant au moins 6 mois les justificatifs pour qu’il puisse les consulter sur simple demande.
Si le bailleur oublie de régulariser les charges, il pourra le faire au maximum 3 ans après la date où elles auraient dû l’être.
Le bailleur peut conserver 20% du dépôt de garantie au départ du locataire en attendant d’avoir pu procéder à la dernière régularisation de charges.
En cas de litige, propriétaire et locataire peuvent saisir gratuitement la CDC dont dépend le logement.

Pour votre nouveau logement soyez futé !

⚡ Economisez jusqu’à 10% sur votre facture gaz et électricité ! ⚡

Contactez le service de comparaison des offres au 09 72 10 52 52 (appel non surtaxé)

du lundi au vendredi de 8h à 21h et le samedi de 8h30 à 18h30

Comment justifier une retenue sur le dépôt de garantie ?

Dans certains cas, le bailleur peut conserver tout ou partie du dépôt de garantie. La retenue doit être notifiée au locataire avec les justificatifs.

Lire plus...

Commission départementale de conciliation

Trouvez la commission départementale dont vous dépendez

Rechercher

Auteur

Julien Biscarat-Aymes, cofondateur de Jelouebien, bénéficie d’une expérience de plus de 20 ans dans l’assurance et de 10 ans dans le domaine de l’immobilier. Après plusieurs années passées en tant que Conseil en Gestion de Patrimoine Certifié (CGPC) au sein d’une grande compagnie d’assurance européenne, il crée un cabinet indépendant avec Xavier Marchioni. Dès 2011, il se spécialise dans le domaine immobilier et décide fin 2013 de rassembler ses connaissances pour les rendre accessibles au plus grand nombre en créant le site Jelouebien.com avec la volonté constante d’enrichir la base d’informations offertes aux utilisateurs du site.

Propriétaires Bailleurs

Autres Assurances

Locataires

Professionnels

Bail d’habitation

Etat des lieux

Autres modèles

Gestion locative

Comptabilité

Conseils et assistance juridique

Diagnostics

Déménagement

Location

Actualité règlementaire