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Immatriculation des copropriétés et fiche synthétique : mode d’emploi

Toutes les copropriétés doivent être immatriculées depuis le 31 décembre 2018. Concrètement, il s’agit d’enregistrer la copropriété sur un registre national d’immatriculation, en remplissant une fiche synthétique. L’absence d’immatriculation peut entraîner des sanctions faciles à éviter, au vu de la simplicité et de la gratuité de la procédure.

Quand et comment immatriculer sa copropriété ? Qu’est-ce que la fiche synthétique de la copropriété ? Voici le guide de l’immatriculation des copropriétés pour éviter les pénalités financières.

Mis à jour le 06/02/2025

Sommaire

Immatriculation de la copropriété : qui est concerné ?

immatriculation copropriétéToutes les copropriétés doivent s’immatriculer au registre national des copropriétés, dès lors qu’elles incluent un ou plusieurs lots à usage d’habitation. C’est donc aussi le cas pour les copropriétés de moins de 10 lots.

L’obligation s’applique à partir de deux lots, quelle que soit la taille de la copropriété et quel que soit son mode de gestion (syndic professionnel, syndic bénévole, syndic coopératif).

Les immeubles mixtes, composés de lots à usage d’habitation, commercial et professionnel, sont aussi concernés.

Pourquoi une obligation d’immatriculation des copropriétés ?

Le registre national des copropriétés permet de connaître l’état et les difficultés du parc immobilier national. Les données statistiques aident à adapter les politiques publiques de l’habitat, notamment dans le cadre de la lutte contre l’habitat indigne ou de la rénovation énergétique.

La fiche synthétique de la copropriété est accessible à tout copropriétaire désireux d’évaluer la gestion de sa copropriété et de connaître son état administratif, financier et technique. La demande de consultation doit être transmise au syndic. Celui-ci a un mois pour mettre la fiche à disposition du copropriétaire, sous peine d’une pénalité financière de 15 euros par jour fixée par décret.

En cas de vente d’un lot, la fiche synthétique de la copropriété est transmise au futur acquéreur avec le règlement de copropriété, les procès-verbaux d’assemblée générale et le dossier technique. Ce document éclaire l’acheteur sur l’état de la copropriété et ses futures charges (charges de copropriété, montant du fonds de travaux…)

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Comment immatriculer la copropriété ?

Immatriculer sa copropriété est une procédure dématérialisée, simple et rapide. La démarche consiste à remplir en ligne un formulaire, détaillant les informations administratives, techniques et financières de la copropriété.

Quand immatriculer la copropriété ?

Les copropriétés existantes doivent être immatriculées depuis le 31 décembre 2018. Si la démarche n’a pas été effectuée par le syndic, la copropriété doit rapidement se mettre en règle sous peine de sanctions.

De nouvelles copropriétés peuvent aussi être créées suite à la construction d’un nouvel immeuble ou à la mise en copropriété d’un immeuble existant. L’immatriculation est alors effectuée par le notaire lors de la création de la copropriété, en parallèle de la publication au fichier immobilier du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division (détaillant les parties communes et le découpage en lots des parties privatives).

Qui doit immatriculer la copropriété ?

L’immatriculation d’une copropriété existante est effectuée par son représentant légal. Celui-ci est en règle générale le syndicat de copropriété, professionnel, bénévole ou coopératif.

Il existe néanmoins deux exceptions. L’inscription au registre national des copropriétés est réalisée par :

  • Le notaire, si la copropriété est immatriculée et enregistrée au registre national au moment de sa création.
  • L’administrateur provisoire ou le mandataire ad hoc s’il n’y a pas de syndic de copropriétaires ou si la copropriété est en difficultés et fait l’objet d’une procédure judiciaire.

La démarche pour immatriculer la copropriété

L’immatriculation de la copropriété s’effectue en ligne sur un site internet dédié, géré par l’Agence nationale de l’habitat (Anah) : https://www.registre-coproprietes.gouv.fr
La procédure est simple et gratuite. Elle se déroule en trois étapes. Le représentant légal de la copropriété doit :

  • Créer un compte sur la plateforme sécurisée.
  • Remplir la fiche synthétique d’immatriculation, en prenant soin de se munir à l’avance de tous les documents nécessaires (bilan comptable, diagnostics techniques…)
  • Recevoir un numéro de copropriété, à indiquer lors de toutes démarches administratives (vente d’un lot de la copropriété, demande de subventions publiques…)

Qu’est-ce que la fiche synthétique de la copropriété ?

Si elle a été remise sur le devant de la scène avec l’obligation d’immatriculer les copropriétés au registre national, la fiche synthétique de la copropriété fête déjà ses 60 ans ! Créée par la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, la fiche de copropriété a été précisée par le décret du 21 décembre 2016.

Quelles sont les informations de la fiche de la copropriété ?

La fiche synthétique de la copropriété détaille les données administratives, financières et techniques de la copropriété. Son contenu peut être extrait du registre national d’immatriculation.

La fiche synthétique mentionne :

  • L’identification de la copropriété : nom, adresse, date de création, références cadastrales, nombre et nature des lots, nom et adresse du syndic de copropriétaires, numéro d’immatriculation…
  • La situation financière de la copropriété : date de début et de fin de l’exercice comptable, date de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes, montant des charges, montant des impayés, montant du fonds de travaux…
  • Les caractéristiques techniques de la copropriété : nombre d’immeubles, classement énergétique, type de chauffage et d’énergie utilisée, année de construction…
    Les éventuelles procédures administratives et judiciaires en cours : désignation d’un mandataire ad hoc ou d’un administrateur provisoire, mesures de sauvegarde, arrêté d’insalubrité, carence du syndic, condamnation, dépôt de plainte en cours…

Quand mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété ?

Les informations de la fiche synthétique de la copropriété doivent être mises à jour une fois par an par le syndic de copropriétaires.

L’actualisation du document est effectuée dans les deux mois suivant l’assemblée générale de clôture de l’exercice comptable.

Quelles sont les sanctions en cas de non-immatriculation de la copropriété ?

sanctionsUne copropriété non immatriculée encourt des sanctions. L’Anah peut appliquer une astreinte allant jusqu’à 20 euros par semaine et par lot, tant que la copropriété n’a pas transmis ses données. La sanction financière est précédée d’une mise en demeure. La copropriété dispose alors d’un délai d’un mois pour transmettre ses informations et régulariser sa situation. 

L’astreinte est payée par le syndic de copropriété. Elle ne peut pas être facturée aux copropriétaires, sauf si le syndic est bénévole. 

L’absence d’immatriculation et de fiche synthétique prive aussi la copropriété de l’accès aux subventions publiques (État, collectivités, Anah), par exemple lors de travaux de rénovation énergétique. 

L’immatriculation des copropriétés et la fiche synthétique de la copropriété sont des instruments fondamentaux pour connaître l’état des copropriétés et adapter les politiques de l’habitat, mais aussi pour garantir une gestion transparente et efficace des biens en copropriété. Si elles peuvent sembler contraignantes au premier abord, ces obligations légales sont un gage de sécurité pour les collectivités, les syndics et les copropriétaires. 

Vous n’avez pas encore immatriculé votre copropriété ? Rendez-vous sur https://www.registre-coproprietes.gouv.fr pour régulariser votre situation et mettre à jour vos informations.

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Julien Biscarat-Aymes
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Auteur

Julien Biscarat-Aymes, cofondateur de Jelouebien, bénéficie d’une expérience de plus de 20 ans dans l’assurance et de 10 ans dans le domaine de l’immobilier. Après plusieurs années passées en tant que Conseil en Gestion de Patrimoine Certifié (CGPC) au sein d’une grande compagnie d’assurance européenne, il crée un cabinet indépendant avec Xavier Marchioni. Dès 2011, il se spécialise dans le domaine immobilier et décide fin 2013 de rassembler ses connaissances pour les rendre accessibles au plus grand nombre en créant le site Jelouebien.com avec la volonté constante d’enrichir la base d’informations offertes aux utilisateurs du site.

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